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A digitalização de documentos de arquivo: o caso das plantas de parcelamento do solo de Belo Horizonte

Marcelo Leoni Santana

Existe na Secretaria Municipal de Regulação Urbana SMRU, um acervo dc aproximadamente 8.500 plantas de parcelamento do solo da cidade dc Belo Horizonte. Devido, principalmente, à necessidade de descentralização dos serviços dc informação e do precário estado de conservação das plantas manipuladas com maior freqüência, está cm andamento um projeto para digitalização e vetorização deste acervo. Este projeto é parte componente dc um projeto de maior amplitude, denominado "Modernização e Descentralização da Informação e Serviços da SMRU". Esses documentos constituem a origem das informações sobre lotes prestadas pelo Poder Público Municipal aos cidadãos e à Justiça, entre outros. Classificados, legalmente, como documentos públicos de arquivos, estariam sujeitos à uma gestão diferenciada, competência do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte - APCBH. Como todo acervo está em vias de receber um tratamento para a mudança do suporte das informações, alguns questionamentos podem ser suscitados a respeito dos aspectos legais e arquivísticos envolvidos, em especial a preservação dos documentos e seus valores primários e secundários, estejam estes em seus suportes originais ou em meio digital. Buscando esclarecer essas questões, realizou-se um estudo de caso. Neste estudo, procurou-se identificar a congruência dessa iniciativa de mudança de suporte de documentos de arquivo com a teoria arquivística, assim como a sua conformidade com a legislação vigente. A riqueza das informações obtidas proporcionaram conclusões surpreendentes. Dentre estas, pode-se ressaltar o quase total desconhecimento das referidas teoria c legislação por parte dos agentes da SMRU e Prodabel, diretamente envolvidos na iniciativa. A partir dessas conclusões, chegou-se a um conjunto de recomendações, que visam agregar à este e outros projetos de digitalização de documentos de arquivo, a observância das questões arquivísticas, buscando assim, garantir a transparência dos atos do Poder Público Municipal para as gerações atuais c futuras.